Zimbra : recherche de mail efficace

J’ai pendant de longues années utilisé le logiciel Thunderbird pour gérer mes mails. Depuis quelques temps, je me suis mise à utiliser directement le webmail Zimbra : ça allège mon ordinateur, j’accède directement à mon calendrier et aux calendriers partagés de mes collègues, bref, c’est plus simple !

J’ai d’abord été fort frustrée des outils de recherche de mail et puis… j’ai fouillé un peu. Je vous livre ici des astuces pour fouiller plus facilement parmi vos mails : recherche simple, chercher les non lus, les étiquetés, par destinataire, expéditeur, date, etc. mais aussi création de filtres et sauvegarde de recherche…

Bonne lecture !

Utiliser la recherche : une info pour bien l’utiliser

Sachez que quand vous tapez un mot dans le champ de recherche, cela cherche des mots entiers. Par exemple, “livre” vous renverra les mails contenant le terme “livre”, mais pas ceux contenant “livres”, “livret” ni “délivrer”.

Astuce 1 : l’étoile *

Pour trouver les mails contenant “livre” et “livres“, utiliser “livre*“.

Astuce 2 : les mots-clefs to, from date, before, after, is, has, tag, attachment… AND, OR et parenthèses

Il existe de nombreux mots-clefs permettant d’indiquer des critères de recherche spécifique. Par exemple, on peut rechercher des mails venant d’Isabelle et envoyé à Elisabeth, avant le 1er janvier 2022 et ayant une pièce jointe ainsi :

from:isabelle to:elisabeth before:01/01/2022 has:attachment

Je vous conseille de tester d’écrire attachment: dans votre champs de recherche afin de voir les types de fichiers proposé : cela permet de chercher spécifiquement des fichiers pdf, txt, doc, etc.

Il existe aussi les mots-clefs AND et OR qui permettent de cumuler ou alterner les critères. Par exemple, to:(isabelle AND elisabeth) me renverra les messages envoyés à Isabelle et Elisabeth, tandis que to:(Isabelle OR Elisabeth) me renverra ls message envoyé à Isabelle ou bien à Elisabeth (ou même aux deux !)

À savoir : si vous chercher des fichiers XML, choisissez le type texte (attachment:text), c’est pas intuitif, mais… quand on vous dit que le XML, c’est juste du texte, maintenant, vous y croirez ! 😆

Pour obtenir la liste des mots-clefs : hop, ça se passe sur https://wiki.zimbra.com/wiki/Zimbra_Web_Client_Search_Tips#Keyword_Descriptions_and_Examples

et comme je suis gentille, je vous en mets une copie à la fin de ce billet, okazou le lien serait rompu.

Astuce 3 : le clic-droit

Sur un expéditeur ou destinataire X, cliquez-droit et choisissez “Rechercher mails…” pour chercher en un clin d’oeil les mails reçu de X ou envoyés à X.

Astuce 4 : Sauvegarde de recherche

Vous effectuez souvent la même recherche ? Sauvegardez-la ! Pour cela, une fois une recherche faite, il suffit de cliquer sur le bouton “Enregistrer” à droite du champ de recherche. Les recherches sauvegardées se retrouvent vers le bas de la colonne de droite de votre onglet “mail”.

Astuce 5 : Les étiquettes ou tag

Je trouve l’utilisation des étiquetes particulièrement commodes combinées à l’utilisation de filtres (voir astuce suivante). en fait, j’utilise les étiquettes dans deux cas :

  • étiquetage automatique : j’utilise un filtre qui sélectionne des mails selon certains critères et ajoute automantiquement une ou plusieurs étiquettes selon mes besoins
  • étiquetage manuel : le raccourcis clavier N T (saisir les deux lettres l’une après l’autre lorsque vous êtes en train de lire un mail) permet d’ajouter une étiquette (ou tag) rapidement. On peut alors choisir une étiquette existante ou bien en créé une nouvelle.

Le conseil eco-responsable : quand je suis sage et que j’y pense, je classe mes mails quasi-dès réception dans deux catégories : “sera à jeter” (ou trash_it) et “sera à conserver” (keep_it).

    • Avant tout sachez que, quand je reçois un mail inutile ou bien qui expire rien qu’avec le fait que je le lise, je le supprime, mais sinon…
    • Quand je reçois un mail qui, risque de m’être utile, sait-on jamais, mais sera périmé dans 1 an, je l’étiquette comme “trash_it” (vous pouvez changer de nom hein…). Ensuite, je sais que tous les mails ayant cette étiquette et ayant plus d’un an peuvent être supprimé sans se poser de question
    • En revanche, il y a certains mails pour lesquels, je sais clairement qu’il contient des informations importantes, par exemple, des réflexions scientifiques qui deviendront des archives d’un projet. Dans ce cas, j’utilise l’étiquette “keep_it

Bon, vous vous doutez bien que de nombreux mails ne reçoivent ni l’un, ni l’autre des étiquettes, parce que, ce n’est pas si simple de penser toujours à la suite. Mais bon, cette technique m’aide quand même à faire un joli nettoyage régulier et ultra-rapide de mes mails !

Astuce 6 : Les filtres

Il est possible en allant dans l’onglet “Préférences”, puis “Filtre” (dans la liste de la colonne de gauche) de définir des filtres. On choisi un ensemble de conditions et un ensemble d’actions. Quand les conditions sont remplis, alors – automatiquement – les actions sont effectuées. Le choix des conditions et actions est très larges. Attention toutefois si vous utilisez l’action supprimer un mail, à avoir très soigneusement sélectionner les conditions du filtre.

La question eco-responsable : posez-vous toujours la question : si je supprime automatiquement un ensemble de mail, n’y a-t-il pas moyen d’éviter de les recevoir initialement ? ce n’est pas toujorus pertinent, mais qui sait ! Tout mail non envoyé est une victoire, non ? C’est comme cela que je me suis désabonnées d’un nombre de liste de diffusion incroyable !

Une dernière pour la route

Il y en a sûrement pleins d’autres, mais je m’arrête sur une dernière qui répondra à toutes vos questions : soyez curieux ! fouillez l’interface, explorer toutes les préférences, testez ! Vous découvrirez beaucoup de choses qui ne vous seront pas utiles et que vous aurez tôt fait d’oublier, mais aussi des trucs qui vous conviennent et que vous utiliserez peut-être tous les jours* !

* sauf les week-end et jours fériés, hein ! #viveLeDroitALADéconnection

Annexe : Liste des mots-clefs

Ce contenu est un copié-collé issu de la page https://wiki.zimbra.com/wiki/Zimbra_Web_Client_Search_Tips#Keyword_Descriptions_and_Examples.

content: Specifies text that the message must contain. For example, content:bananas finds all items containing the word “bananas”.
from: Specifies a sender name or email address that is in the From header. This can be text, as in “John Smith III”, an email address such as “joe@acme.com”, or a domain such as “@zimbra.com”.
to: Same as from: except that it specifies one of the people to whom the email was addressed in the To: header.
cc: Same as from: except that it specifies a recipient in the Cc: header of the message.
toccme: Same as from: except that it specifies me as one of the people to whom the email was addressed in the TO: or cc: header.
subject: Specifies text that must appear in the subject header of the message. An example might be subject:new vacation policy.
in: Specifies a folder. For example, in:sent would show all items in your ‘Sent’ folder.
under: Specifies searching a folder and its sub-folders.
has: Specifies an attribute that the message must have. The types of object you can specify are “attachment”, “phone”, or “url”. For example, has:attachment would find all messages which contain one or more attachments of any type.
filename: Specifies an attachment file name. For example, filename:query.txt would find messages with a file attachment named “query.txt”.
type: Specifies a search within attachments of a specified type. The types of attachment you can specify are “text”, “word”, “excel”, and “pdf”. For example, type:word “hello” finds messages with attachments that are Microsoft Word documents and searches within those attachments for the word “hello”.
attachment: Specifies any item with a certain type of attachment. For example, attachment:word would find all messages with Word attachments.
is: Searches for messages with a certain status – for example, is: unread will find all unread messages. Allowable values are “unread”, “read”, “flagged”, “unflagged”, “sent”, “draft”, “received”, “replied”, “unreplied”, “forwarded”, unforwarded”, “anywhere”, “remote” (in a shared folder), “local”, “sent”, “invite”, “solo” (no other messages in conversation), “tome”, “fromme”, “ccme”, “tofromme”. “fromccme”, “tofromccme” (to, from cc me, including my aliases)
date: Use this keyword to specify a date, using the format that is default for your browser’s locale (for US English the format is mm/dd/yyyy). For example, date:2/1/2007 would find messages dated February 1, 2007. The greater than (>) or less than (<) symbols can be used instead of after or before. >= and <= are also allowed.
after: Specifies mail sent after a certain date. For example, after:2/1/2007 specifies mail sent after February 1, 2007.
before: Same as after: except specifies mail sent before the specified date.
size: Specifies messages whose total size, including attachments, is a specified number of bytes, kilobytes, or megabytes For example, size:12 kb would find messages that are exactly 12K in size. The greater than (>) or less than (<) symbols can be used instead of bigger or smaller.
larger: Similar to size: except specifies greater than the specified size.
smaller: Similar to size: except specifies smaller than the specified size.
tag: Finds messages which have been tagged with a specified tag. For example, tag:amber will find message that have a tag called “amber” applied.


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