Archivage électronique de documents numériques

Très récemment, mi-janvier, ont eu lieu quelques échanges sur la liste de diffusion “Données inter-réseaux'” du CNRS. Vous ne savez pas ce que c’est ? N’hésitez pas à faire connaissance ici et pourquoi pas à vous inscrire à la liste de diffusion là . Ce billet de blog est en très grande partie ne compilation des informations qui m’ont parrues (super) intéressantes dans ces échanges. Merci donc aux participants que je cite entre guillemets (ceux-là : « »)!

Archiver des documents numériques : c’est à dire ?

Une définition possible pourrait être : « Mettre en place un processus clairement identifié et en respectant les règles de l’archivage à savoir (liste non exhaustive) :

  • durées de conservation (différentes selon les types de documents, parfois même 20 ans),
  • cycle de vie des archives,
  • format de fichier (PDF/A vraisemblablement donc quid de la conversion automatique ?)
  • stockage long terme : tant d’un point de vue matériel que logiciel,
  • classification,
  • accès, recherche, indexation … »

Ma réaction face à ce genre de jolie liste, pleine de bonne résolution a toujours été : Mais… je n’y connais rien en archivage… Comment je connais la durée de conservation ? Et puis, je suis en recherche et les informations que je trouve traitent quasiment toujours des archives papiers administratives…

Euh ok, mais pour un projet de recherche, ça marche comment ?!

Voici un document qui donnent de sacrées pistes : quels documents conserver, combien de temps, etc. :

https://doranum.fr/wp-content/uploads/Referentiel_2.pdf

Lire l’intro pour comprendre comment ça marche et sautez directement en page 8 section II. TRAVAUX DE RECHERCHESCIENTIFIQUE !

Voici un extrait :

Intéressant non ?

D’accord pour le principe, mais dans les faits ça fait beaucoup de documents à gérer…

Une première idée est de se tourner vers un logiciel spécialisé

Une journée d’étude consacré à la Gestion Électronique de Document (GED) a eu lieu en 2015 et toutes les présentations et même les vidéos des présentations sont accessibles ici :

https://resinfo.org/les-journees-systemes-josy/JoSy-La-Gestion-Electronique-de-Documents-GED-pour-qui-pourquoi

Parmi les logiciels cités logiciels cités « nuxeo, silverpeas, alfresco etc.. ». Les choses, cela dit, ont peut-être évoluées depuis 2015… En tout cas, ce qui semble certain, c’est que « pour l’aspect “archivage”, il faut s’engager sur le long terme, et ça pose la question de savoir “à qui” (quel organisme suffisamment pérenne ?) cela revient-il de le faire ? ».

Ou alors… commencer déjà soit même par organiser ses fichiers avec l’idée “archive” derrière la tête

Organiser ses dossiers, choisir la même hiérarchie de dossier/sous-dossier pour tous ses projets, nommer clairement ses fichiers, mettre tous les trucs perso dans un dossier “perso”, faire le ménage régulièrement…etc. Tout ça en ayant en tête le souci de la conservation, de l’archivage, de la transmission. Pour ça, une technique est d’imaginer que demain : vous n’êtes plus là (gagner au loto et tout lâcher pour réaliser ses rêves 🙂 ). Comment organiser les choses pour que vos collègues puissent tout de même utiliser en votre absence les contenus de votre ordinateur ?

Il est vrai : cette technique va donner des résultats variables selon chacun de nous, mais c’est un premier pas simple à réaliser qui selon moi vaut mieux que rien. Car si on attaque tout de suite sur du compliqué… le risque c’est de ne jamais s’y mettre, non ?!

Et comment gérer des documents sur le long terme ?

A priori, ça ne se passe pas au niveau des équipes de recherche, ni des labos, mais bel et bien des instances plus mutualisées au niveau de nos institutions et même de l’état (je pense au Cines, aux Archives de France) que cela devrait se jouer, non ?

À propos du Cines, laissez traîner votre souris ici pour lire un message de Olivier Rouchon du Cines (13 janvier 2020).

Cela veut-il dire que nous pouvons nous en laver les mains ? Selon moi, pas vraiment (voire même pas du tout) : nous avons un rôle premier à jouer : Si les archives ne viennent pas à toi… C’est toi qui ira aux archives ! Pour moi, notre rôle passe (au moins ?) par :

  • une bonne gestion des documents en phase d’utilisation, les archives courantes,
  • le fait de préparer la suite, par exemple en passant par la TGIR Huma-Num (nous sommes chanceux en SHS !) qui prépare à l’archivage au Cines et accompagne ce qui, si je ne me trompe pas, s’appelle l’archivage intermédiaire,
  • et pourquoi pas à un moment ou à un autre s’adresser aux services d’archives pour l’archivage pérenne !

Alors, c’est tout bon ?

Presque…

Voici d’autres conseils en vrac :

 

  • Se renseigner auprès des acteurs de votre domaine ou communauté (« par exemple, l’IFB pour la communauté biologie française », Huma-Num en SHS, CAHIER pour les corpus d’auteurs, MASA en archéo, etc.)
  • Et un dernier pour la route : avancer pas à pas car :
    Qui veut gravir une montagne commence par le bas !
    Proverbe chinois

 

 

ELAN collabore avec le projet Fonte Gaia et accueille une nouvelle ingénieure

Fonte Gaia, kesako ?

Le projet Fonte Gaia consiste à développer, grâce à un vaste partenariat de bibliothèques et de chercheur·euse·s, une bibliothèque numérique de référence pour les italianistes du monde entier.
Le projet réunit chercheurs et bibliothécaires français, italiens, et au delà.
Ensemble ils produisent, enrichissent, commentent et font évoluer d’une part une bibliothèque numérique (FGBib), d’autre part un blog (FGBlog).

Objet de recherche en même temps qu’outil, l’ensemble formé par les “objets numériques” développés dans le cadre du projet a pour vocation de proposer aux italianistes de tous les pays de devenir autant lecteurs que producteurs et commentateurs des éditions numériques publiées sur FGBib et des articles publiés sur FGBlog.

Et ELAN dans tous ça ?

Depuis le 13 janvier 2020 et pour un an, ELAN accueille une ingénieure d’étude, Camille Desiles, qui travaillera pendant un an en tant que chargée de projet humanités numériques. Principalement, elle contribuera au développement de la plateforme de bibliothèque numérique Fonte Gaia Bib (en cours de transition d’Omeka Classic vers Omeka S) : intégration de contenu, organisation du moissonnage et la diffusion de nouveaux contenus issus des numérisations réalisées par les partenaires, maintenance et évolution du logiciel, mais aussi formation des partenaires, coordination des dépôts, etc.

Nous, ELAN, acceuillons et accompagnons Camille et serons amené à collaborer au projet en fonction des besoins de celui-ci.

Omeka S : et de un, et de deux, et de trois !

2020 s’annonce riche en Omeka S par chez nous. En effet, 3 projets utilisent ce logiciel et seront particulièrement actifs en 2020 :

Yapuka !

 

ELAN propose un stage à la croisée entre Littérature et TAL

Nous cherchons pour le printemps un·e stagiare de niveau M1 ou M2 pour explorer avec nous l’utilisation d’outils ou méthodes venues du TAL sur nos corpus littéraires. Ce travail d’exploration pourra s’adapter selon le profil du ou de la candidate retenue : n’hésitez donc pas à postuler !

Pour un·e étudiant·e en littérature, ce sera l’occasion, de découvrir le monde du TAL et d’apprendre à faire le lien entre données disponibles, objectifs d’un projet et outils de traitement automatique.

Pour un·e étudiant·e en TAL, ce sera l’occasion de mettre en pratique les acquis sur des corpus inédits qui posent le challenge de l’hétérogénéité.

N’hésitez pas à diffuser !

La plateforme TACT : Transcription et annotation de corpus textuels

TACT est une plateforme de transcription et d’annotation collaborative qui accueille des projets de recherche et permet à chacun d’apporter sa contribution ou de solliciter la communauté de la plateforme.

La plateforme TACT a été officiellement lancée le 4 juin 2019 lors de la Global Challenges Science Week.

TACT offre la possibilité de déléguer la transcription et l’annotation (tâches souvent coûteuses en temps et en ressources) de sources numérisées à des non-spécialistes, tout en contrôlant la qualité de l’éxécution, et ce via une interface simple d’utilisation. TACT permet de produire des données structurées, exportables, qui peuvent être ainsi exploitées et mises à disposition de la communauté scientifique et du public. Continuer la lecture

teiCorpus et inclusion de fichiers en XML

Lorsque l’on encode des données pour un projet, je me pose de plus en plus souvent la question : qu’est-ce que le corpus ? De quoi ce corpus est-il fait ? Cela doit venir de ma formation en linguistique où un corpus, c’est une collection de… quelque chose. En général, quelque chose de textuel, mais pas toujours (pensez à la langue orale ou encore à une langue des signes).

<teiCorpus> kesako ?

En TEI, il existe l’élément <teiCorpus> défini ainsi :

<teiCorpus> contient la totalité d’un corpus encodé selon la TEI, comprenant un seul en-tête de corpus et un ou plusieurs éléments TEI dont chacun contient un seul en-tête textuel et un texte.

Il est donc possible de penser ses données TEI comme un ensemble, le teiCorpus, dans lequel existent des parties, les fichiers TEI. Continuer la lecture

EcoInfo – Impact environnemental du numérique : comprendre et agir »

En septembre dernier, j’ai assisté à une formation organisée par le GDS EcoInfo? :

Formation « Impact Environnemental du Numérique : Comprendre et Agir »

Je ne vous propose pas un résumé des 4 jours intensifs de formation, mais si ce thème vous intéresse, je vous transmets les nombreux pointeurs qui nous ont été fournis.

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À votre avis, que peut-on faire d’une image trouvée sur une page Internet ?

J’aime bien poser cette question à mes étudiants. Les réponses les plus fréquentes sont “tout ce que l’on veut“, “elles sont publiées donc, elles sont publiques“, “je ne sais pas, mais je ne me pose pas la question“.

Et dans la réalité, qu’en est-il ?

Dans la réalité, si à une image n’est associée aucune information de droit (licence, petite phrase de “copyright”…), alors on ne peut RIEN en faire… à part la regarder !

Si vous voulez en savoir plus… aujourd’hui (mardi 26 novembre 2019) sur France Bleu Isère, une émission était dédiée au droit sur Internet et à l’i-réputation. J’ai aussi trouvé une émission plus ancienne (25 septembre 2018), sur France Bleu Vaucluse dédiée spécialement au droit à l’image et droit numérique.

Et pour bien commencer, voici quelques pistes pour savoir :

Où trouver des images réutilisables ?

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Images & Omeka

Vous vous demandez peut-être pourquoi je parle beaucoup d’Omeka ces temps-ci… Et bien car nous avons deux projets utilisant Omeka et très actifs ! De plus, comme je sais que le logiciel est très utilisé par la communauté, je suis plus enclin à publier des astuces à ce sujet que sur des choses très spécifiques…

Question : Comment ajouter des images au sien d’une Simple Page, du bandeau de bas de page ?

Réponse : Par défaut, la barre d’édition (celle avec plein de boutons) qui s’affiche lorsque l’on coche “Utiliser le HTML” d’une métadonnées ne permet pas d’ajouter d’image. Lorsque l’on créé une page (extension “Simple Page”) et que l’on a coché ““, c’est un peu mieux, mais la fenêtre qui s’affiche nous demande une url… Et votre extension, si elle vous permet de personnaliser le bandeau de bas de page (footer) n’est pas forcément très accueillant pour ajouter votre série de logo.

Alors comment s’y prendre ?

Voici des pistes pour vous permettre de faire tout ce dont vous rêvez.

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Les offres d’emploi d’ELAN

Petit carrés d'ELAN - Offres d'emploi

Régulièrement, nous (ELAN ou l’un des projets que nous accompagnons) recrutons. Des CDD, des stagiaires, des vacataires… Le site d’ELAN se dote d’un nouveau petit carré :

 

Actuellement, le projet Dramabase qui bénéficie d’un financement IRS Premier soutien (Initiatives de Recherche Stratégiques) de l’IDEX Greoble Alpes porté par Marc douguet et auquel ELAN est partie prenante recrute un·e stagiaire :

Les offres en cours et archivées au 13 novembre 2019

Stage « Web des données pour l’étude du théâtre », niveau M1/M2 pour une durée de 4 mois.

N’hésitez pas à diffuser ou mieux : à postuler !

 

Le PGD (aussi connu sous le doux nom de DMP) et l’ANR

Comme je vous le disais ici, nous avons un projet ANR accepté (re-Youpi !). Et qui dit projet ANR, dit plan de gestion des données, et oui ! Prêt·e·s ? On en parle ?

Un plan de gestion des données, c’est quoi ?

Je ne me lance pas dans une jolie définition officielle, je préviens…

Un PGD ou Data Managment Plan (DPM), c’est un document qui raconte comment les données vont être gérées tout au long d’un projet, et au-delà. Cela implique beaucoup d’aspects différents : identifier les données et les caractériser, spécifier les modalités d’acquisition, de stockage, de transfert, de diffusion, etc. mais aussi les formats, les verrous juridiques, les destinataires, re-etc.

Un PGD peut prendre la forme d’un document qui résume tout cela, et par chance, il existe des outils qui aident à créer ce document et penser à tout. Je dis des outils, mais en vrai, je n’en connais qu’un. Il s’agit de la plateforme OPIDOR.

L’ANR veut quoi exactement ?

Et bien, l’ANR demande l’utilisation d’un plan de gestion des données (lire cette actu). Continuer la lecture

CSS Editor, Omeka Classic : encore des pistes de personalisation

Ce billet est un complément du billet « Le plugin CSS Editor d’Omeka Classic » du 4 octobre dernier (2019). Ici, je ne fais que répondre à 3 questions « Comment faire ? » qui m’ont été posées.

Avant tout…

Ici, on est dans le cas d’un Nakalona (pack Omeka/Nakala d’Huma-Num) avec impossibilité de trifouiller dans le thème. Le thème utilisé est Seasons ! L’option “Item File Gallery (Check this box if you wish to display your item files as a grid of square thumbnails and icons.)” du thème a été activée.

Cas 1 : Modifier la largeur des blocs/colonnes afin que le bloc “Fichier” soit plus large, et les blocs en première colonne soit moins larges

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Le plugin CSS Editor d’Omeka Classic

Vous hébergez votre bibliothèque numérique grâce au Pack Nakalona d’Huma-Num et vous souhaitez un peu de personnalisation visuelle, voir même donner une vrai identité visuelle à votre site ?

Oui, quelques thèmes sont installés.
Oui, on peut mettre ses logos et personnaliser un peu l’affichage.

Mais on se retrouve vite limité…

sauf si…

on utilise le plugin CSS Editor !

Ne vous emballez pas toutefois car… Continuer la lecture