De l’organisation d’un événement scientifique

Ça y est, ça reprend ! Je ne sais pas pour vous, mais pour ma part, j’ai enfin pu voir en chair et en masque des collègues, personnes avec qui je collaborais parfois depuis après le début du premier confinement : autant dire, persones que je n’avais jamais vues en VRAI ! Ça change tout. Vraiment.

Je voulais profiter de cette belle occasion pour lister quelques idées pour préparer sereinement un événement, parce que parfois, je me dis qu’on a tou·te·s un peu oublié ! Le billet est long, mais… pas exhaustif pour autant. Disons que vous pouvez y piocher des idées utiles (enfin, j’espère 😉 )

/* Si vous organisez un truc pour plusieurs centaines de participants, ce billet n’est pas fait pour vous. Là, je me situe plutôt entre la dizaine et la centaine. */

En réalité, ce billet aurait pu être un billet coup de gueule : j’ai vécu ces derniers temps des situations fort désagréables : gestes “covid” non respectés, contraintes alimentaires non prises en compte, wifi pourri, projection des présentations illisibles, non respect du RGPD, visio avec salle d’attente au sein de laquelle on pouvait attendre looooongtemps….

 

 

 

Mais comme j’ai aussi plusieurs fois organisé des événements et plusieurs fois été consultée pour fournir des conseils d’organisation (sans moi-même faire partie de l’événement), je me dis qu’un billet de blog pour donner des pistes est bien plus utile 🙂

Avant

Prendre les première décisions : lieu, date, nombre de personnes attendues (à la louche), titre (même provisoire).

Sans date et lieu, on n’avance pas. Sans titre ou acronyme, on ne peut pas nommer l’événement et donc on communique moins bien (même en interne). Prévoir l’ampleur dès le début permet d’attribuer les moyens qu’il faut (salle, budget, nombre d’organisateurs et organisatrices, etc.)

Faire un rétro-planning : on part de la date de l’événement et on revient jusqu’à la date de début de l’organisation pour prévoir les échéances

  • prévoir large,
  • prévoir dès le début que l’appel à comm’ laissera une ou deux semaines supplémentaires,
  • compter que pour organiser sa mission, l’idéal est de savoir qu’on se rend quelque part 3 mois avant, grossomodo.

Enfin… tout cela dépend bien sûr de l’ampleur de votre événement !

Former un comité d’organisation : même pour un petit événement, être plusieurs est bien plus efficace et sûr. On peut d’ailleurs se donner des rôles :

  • la logistique (connait bien les lieux et est sur place si possible) ;
  • les aspects scientifiques, le contenu ;
  • la communication avec les participant·e·s et l’organisation de leurs venues ;
  • la communication externe ;
  • la gestion du budget et des demandes de budget ;
  • la coordination générale et la mise à jour de l’avancement de l’orga’ ;
  • le site web et les autres trucs informatiques.

Formuler l’idée, le thème

au sein d’un texte court (de quelques paragraphes à une page) et d’un texte très court (quelques lignes) : cela permet de fixer ce dont il s’agit et d’en parler pour un appel à communication, une demande de financement, etc.

Prévoir un buget
un simple tableau avec 4 colonnes suffit. Une colonne pour dire ce que c’est ; une colonne “entrées” : une colonne “sorties” ; une dernière colonne pour des remarques et détails.

Quoi ? Entrée Sortie
Détails, remarques
  en gras, chiffres définitifs  
financement labo1 500€    
financement labo2 400€    
buffet mardi midi   150€ 15€ x 10 participants ; presta “Au buffet gourmand”
mission intervenant XXX   347,5€ AR train 150€ + hôtel 2 x 90€ + 1 repas 17,5€
     
TOTAL 900€ 497,50€
 

 

Prévoir des mini-réunions régulières : les points hebdo (ou bi-mensuels ou…)

  • régulier : pourquoi pas à heure fixe et toujours dans le même lieu, qu’il soit physique ou virtuel, histoire de ne pas toujours se demander « où on se retrouve déjà ? »
  • court : 10 min peuvent suffire, 30min semble un maximum : s’il faut plus, c’est une vraie réunion qu’il faut convoquer

À quoi sevent ces points ? Principalement, à mettre à jour la TODO-list (voir le point suivant). Il s’agit donc que chaque membre du comité d’organisation dise :

  • ce qu’il a fait ET ce qu’il n’a pas fait,
  • soumette, le cas échéant, des éléments à la décision,
  • annonce ses éventuelles indisponibilités,
  • propose le ou les prochaines choses dont il ou elle va s’occuper.

La clef pour que ça marche ? Ne pas hésiter à dire ce que l’on N’a PAS fait :

  • sans ça : on reste bloqué soi-même et on bloque les autres ;
  • avec ça : on peut refiler la tâche à quelqu’un qui se sent plus à l’aise ou qui dispose de temps, on peut se faire aider, etc.

J’avoue, c’est un principe difficile à respecter.
Pour moi au moins.
J’ai déjà bloqué bêtement des choses
en ne sachant pas reconnaître
quand je n’arrive pas à faire un truc…
:-/
aaah… Ça fait du bien d’en parler !

Se faire une TODO-list
avec les noms des personnes qui s’y collent et pourquoi pas un code couleur :

  • vert, c’est fait ;
  • orange, c’est en court ;
  • rouge, c’est urgent ;
  • noir, ce n’est pas encore pris en charge

À chaque point hebdo, on ajoute des éléments à la liste, on met à jour les couleurs, on redéfini qui fait quoi (en veillant à l’équilibre, aux compétences et disponibilités de chacun).

Concrètement, faire simple est un bon plan.

  • Solution 1 : par mail
    • la liste est rédigée directement dans un mail, il s’agit d’une simple liste à puces, elle est mise à jour pendant le point hebdo et hop ! envoyée directement à la fin. La liste est copiée-collée dans un mail la semaine suivante. D’ailleurs l’intitulé du mail peut ne pas changer : « [JE xxx] TODO-list ». À voir si on refait un nouveau mail chaque semaine ou bien si on répond au mail précédant. Selon l’événement, ça peut devenir long, inutilement lourd et répéter inutilement des infos… (un mail, plus c’est long, plus ça pèse, moins c’est écolo !)
  • L’autre solution, c’est de passer par un pad ou quelque chose du genre : ça évite les mails, mais on revient moins facilement sur l’historique, ce qui est parfois utile…

De doter des outils adéquats
Liste de diff’ unique de contact (faudra que vous me rappeliez d’écrire un billet sur la configuration des listes Sympa), site web science conf, cloud partagé ou bien pad…

Définir un site web unique de référence
Toutes les communcations doivent y renvoyer. On peut bien sûr faire de la comm’ sur d’autres sites, mais tous doivent rester génériques et renvoyer au site de référence qui est le seul mis à jour systématiquement (le programme peut changer régulièrement et même parfois pendant l’événement : dans ce cas, indiquer clairement les nouveautés et la date de mis à jour !)

Prévoir les repas
et demander aux participants s’ils ont des contraintes alimentaires. Le désormais classique choix binaire « végétarien oui/non » est un beau geste, mais le champs libre « Indiquer ici les contraintes alimentaires que nous devons prendre en compte » permet d’avoir des infos plus riches : allergies, sans porc, vegan, végé, etc.

Vous avez peur que chacun y aille de sa petite contrainte et que ce soit ingérable ? Ben, à mon avis, détrompez-vous ! J’ai organisé plusieurs événements à plus de 60 personnes et cela n’a jamais été bien complexe. Et puis, pensez à vous simplifier la vie : vous avez 3 vegan et 3 allergies au poisson, commandez vegan pour les 6. Vous avez 28 participants sur 30 qui veulent du végétarien (cas réel, si, si ! Autrans 2018 😀 ), demandez si les 2 en minoritaires acceptent de manger végétariens (et oui… dans ce sens là, ça marche !) mais sans leur imposer (on fait des efforts pour les végé, je ne vois pas pourquoi on en ferai pas pour les viandards !)

Prévoir les inscriptions

/* sans passer par du googleform et autres please ! */

Il existe plein de solutions : les Evento proposés par Renater, les formulaires intégrés à ScienceConf, les questionnaires limesurvey associés aux listes de diffusion (encore chez Renater) et sûrement d’autres prévus par vos institutions !

Si ça vous intéresse, en cadeau, je peux fournir des formulaires exemples dont une version importable sur limesurvey !

Et selon les cas, prévoir un appel à communication, des goodies, des plans du quartier, etc.

BONUS réseau social : je les utilise très peu, mais les événements sont l’un des cas où je trouve cela pratique. Prévoir un #hashtag dès le début et l’annoncer dans toutes les actions de communication va permettre de regrouper les tweets liés à l’événement : les participants pourront suivre le fil, dialoguer, se re-tweeter. Et pour une synthèse de l’événement, parcourrir les tweets peut s’avérer fort utile (notamment car certain·e·s participant·e·s prennent des photos !)

 

Pendant

Être accueillant·e
en tant que membre de l’équipe d’organisation, les personnes nous considèrent comme le point info : répéter les horaires, indiquer où est la pharmacie la plus proche, demander une salle individuelle pour une réunion visio impromptue, imprimer, prêter une clef USB, raconter où trouver tel souvenir ou spécialité locale… tout y passe !

Être souple et à l’écoute
certaines personnes peuvent vouloir des modifications d’organisation ou bien faire des demandes auxquelles vous ne vous attendiez pas. Avant de répondre non, pensons-y : est-ce vraiment compliqué ?

Penser à la comm’
faites des photos : de la salle, des intervenant·e·s, des participants, des organisatrices et organisateurs, des pauses et repas…

Bonus Covid : assurons-nous d’avoir une salle adaptée. Qu’elles que soient les normes en vigueur (elles changent tout le temps), soyons logiques pour que tout le monde se sente à l’aise, prévoyons : une salle aérée (ventillée et dont la ventilation fonctionne, avec des fenêtres ouvrables, etc.), une salle suffisemment grande (pouvant accueillir 2 à 4 fois plus de participants, une boîte de masque, du gel… Et si on veut offrir aux oratrices et orateurs de parler sans masque : de l’espace pour respecter la distanciation, du désinfectant pour le pupitre, la table, etc., du temps entre chaque interventions pour gérer cela…

Bonus “Hybride” : L’hybride, ce n’est pas simple… Voici quelques pistes pour éviter le stress, les couacs voir même les gros flop.

  • une personne responsable de la visio (et ne pas mettre de salle d’attente si cela n’est pas nécessaire !) qui peut éventuellement aussi prendre en charge le partage d’écran des intervenants en présentiel (dépôt du pdf sur la machine avant la session, etc.),
  • une personne responsable du chat pour observer les interventions et éventuellement pouvoir les lire,
  • une ou un technicien pour installer le système de visio dans la salle,
  • les participants en présentiels doivent pouvoir suivre sans se connecter à la visio (projection correcte et bien visible dans la salle),
  • les participants en distanciels doivent pouvoir entendre les personnes de la salle, notamment pendant les phases de question (avoir un ou plusieurs micros “volants” et donc une ou deux personnes pour les faire naviguer dans la salle)


Après

Il y a toujours des choses à faire après, vous savez au moment où l’on a donné toute son énergie et qu’on voudrait juste passer à autre chose (sa pile de mail accumulé pendant l’événement notamment)… l’idée est donc d’anticiper chaque fois que possible. Ainsi certains conseils “après” sont en fait des actions à mettre en place avant ou pendant.

Ranger la salle et tout remettre en place. Bon, n’anticipez pas trop là-dessus, ça risque d’être bizarre 🤣

Mettre en ligne les présentations.

Pour vous simplifier la vie,

demander-les à l’avance (rare de les obtenir, mais sait-on jamais !),

ou récupérez-les dès la fin de l’intervention !

Donc pensez à toujours avoir une clef USB sur soi, ce qui est bien utile de toutes les façons

Hop ! Un tour de cou pour chaque organisateur·trice et le tour est joué.
En plus comme ça, on vous reconnait !

Clore le budget.
Mettre à jour le tableau budgétaire, vérifier que l’on a bien tout dépenser, faire un point avec le ou la gestionnaire…

Envoyer un mail de remerciement.

Prévoir un contre-rendu ou une synthèse.
Pour anticiper, nommer un·e responsable de cela dès le début de l’événement, prendre des notes synthétiques (avec les grandes idées, les points saillants) dans un pad au fil des interventions, passer sur twitter (s’il a été utilisé) pour collecter des idées… Tous les moyens sont bons ! Et surtout, le faire le plus rapidement après l’événement.

Pour conclure

Il y aurait sûrement d’autres conseils et bonnes idées.

Si vous en avez, n’hésitez pas à les indiquer en commentaires !

Oui. J’avoue. Je me défausse complètement de rédiger une vraie conclusion, mais… en a-t-on vraiment besoin ? 😀


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