Archives mensuelles : février 2020

Archivage électronique de documents numériques

Très récemment, mi-janvier, ont eu lieu quelques échanges sur la liste de diffusion “Données inter-réseaux'” du CNRS. Vous ne savez pas ce que c’est ? N’hésitez pas à faire connaissance ici et pourquoi pas à vous inscrire à la liste de diffusion là . Ce billet de blog est en très grande partie ne compilation des informations qui m’ont parrues (super) intéressantes dans ces échanges. Merci donc aux participants que je cite entre guillemets (ceux-là : « »)!

Archiver des documents numériques : c’est à dire ?

Une définition possible pourrait être : « Mettre en place un processus clairement identifié et en respectant les règles de l’archivage à savoir (liste non exhaustive) :

  • durées de conservation (différentes selon les types de documents, parfois même 20 ans),
  • cycle de vie des archives,
  • format de fichier (PDF/A vraisemblablement donc quid de la conversion automatique ?)
  • stockage long terme : tant d’un point de vue matériel que logiciel,
  • classification,
  • accès, recherche, indexation … »

Ma réaction face à ce genre de jolie liste, pleine de bonne résolution a toujours été : Mais… je n’y connais rien en archivage… Comment je connais la durée de conservation ? Et puis, je suis en recherche et les informations que je trouve traitent quasiment toujours des archives papiers administratives…

Euh ok, mais pour un projet de recherche, ça marche comment ?!

Voici un document qui donnent de sacrées pistes : quels documents conserver, combien de temps, etc. :

https://doranum.fr/wp-content/uploads/Referentiel_2.pdf

Lire l’intro pour comprendre comment ça marche et sautez directement en page 8 section II. TRAVAUX DE RECHERCHESCIENTIFIQUE !

Voici un extrait :

Intéressant non ?

D’accord pour le principe, mais dans les faits ça fait beaucoup de documents à gérer…

Une première idée est de se tourner vers un logiciel spécialisé

Une journée d’étude consacré à la Gestion Électronique de Document (GED) a eu lieu en 2015 et toutes les présentations et même les vidéos des présentations sont accessibles ici :

https://resinfo.org/les-journees-systemes-josy/JoSy-La-Gestion-Electronique-de-Documents-GED-pour-qui-pourquoi

Parmi les logiciels cités logiciels cités « nuxeo, silverpeas, alfresco etc.. ». Les choses, cela dit, ont peut-être évoluées depuis 2015… En tout cas, ce qui semble certain, c’est que « pour l’aspect “archivage”, il faut s’engager sur le long terme, et ça pose la question de savoir “à qui” (quel organisme suffisamment pérenne ?) cela revient-il de le faire ? ».

Ou alors… commencer déjà soit même par organiser ses fichiers avec l’idée “archive” derrière la tête

Organiser ses dossiers, choisir la même hiérarchie de dossier/sous-dossier pour tous ses projets, nommer clairement ses fichiers, mettre tous les trucs perso dans un dossier “perso”, faire le ménage régulièrement…etc. Tout ça en ayant en tête le souci de la conservation, de l’archivage, de la transmission. Pour ça, une technique est d’imaginer que demain : vous n’êtes plus là (gagner au loto et tout lâcher pour réaliser ses rêves 🙂 ). Comment organiser les choses pour que vos collègues puissent tout de même utiliser en votre absence les contenus de votre ordinateur ?

Il est vrai : cette technique va donner des résultats variables selon chacun de nous, mais c’est un premier pas simple à réaliser qui selon moi vaut mieux que rien. Car si on attaque tout de suite sur du compliqué… le risque c’est de ne jamais s’y mettre, non ?!

Et comment gérer des documents sur le long terme ?

A priori, ça ne se passe pas au niveau des équipes de recherche, ni des labos, mais bel et bien des instances plus mutualisées au niveau de nos institutions et même de l’état (je pense au Cines, aux Archives de France) que cela devrait se jouer, non ?

À propos du Cines, laissez traîner votre souris ici pour lire un message de Olivier Rouchon du Cines (13 janvier 2020).

Cela veut-il dire que nous pouvons nous en laver les mains ? Selon moi, pas vraiment (voire même pas du tout) : nous avons un rôle premier à jouer : Si les archives ne viennent pas à toi… C’est toi qui ira aux archives ! Pour moi, notre rôle passe (au moins ?) par :

  • une bonne gestion des documents en phase d’utilisation, les archives courantes,
  • le fait de préparer la suite, par exemple en passant par la TGIR Huma-Num (nous sommes chanceux en SHS !) qui prépare à l’archivage au Cines et accompagne ce qui, si je ne me trompe pas, s’appelle l’archivage intermédiaire,
  • et pourquoi pas à un moment ou à un autre s’adresser aux services d’archives pour l’archivage pérenne !

Alors, c’est tout bon ?

Presque…

Voici d’autres conseils en vrac :

 

  • Se renseigner auprès des acteurs de votre domaine ou communauté (« par exemple, l’IFB pour la communauté biologie française », Huma-Num en SHS, CAHIER pour les corpus d’auteurs, MASA en archéo, etc.)
  • Et un dernier pour la route : avancer pas à pas car :
    Qui veut gravir une montagne commence par le bas !
    Proverbe chinois