Outils de communication : lesquels utiliser ?

Nous avons un projet ANR accepté (Youpi !) C’est l’occasion de se poser la question des modes de communication que nous allons utiliser. L’objectif principal : éviter de crouler tous sous les mails dans lesquels l’info se perd !

Voici nos premières pistes :

  • Pour trouver une date : exclure le mail et passer par evento (ou doodle)
  • Transmettre des infos officielles (et compte-rendu, etc.) ou pas : le mail
  • Gérer les tâches à faire :
    • le mail spécial TODO : c’est une solution qui a fait ses preuves notamment pour organiser un événement. L’idée ?
      • Indiquer un sujet de mail clair (par exemple « [JE bidule] TODOList »)
      • Écrire une liste crue des choses à faire :
        • sous la forme « – [date limite] titre de la tâche, Personne en charge » ;
        • avec un code couleur FAIT, EN_COURS, A_FAIRE, URGENT ;
      • Relancer le mail mis à jour quand on estime qu’il est temps de faire une relance.
    • les tickets sous git : créer un ou plusieurs tickets selon les cas (prendre en compte que cette étape salutaire est aussi chronophage)
      • Le bon plan : prendre des notes de réunions qui utilisent déjà le format markdown et utiliser la syntaxe des listes de tâches. Ensuite, on n’aura plus qu’à faire un copié-collé
    • le tableur googledoc (si si… j’avoue) : il faut connaître les fonctionnalités avancés telles que la création de menu déroulant, la mise en forme conditionnelle, etc.)
    • la visio express : 15 min max juste pour que chacun très rapidement raconte ce qu’il a fait et ce qui est en cours et s’attribuer les prochaines choses à faire
  • Tenir un journal de bord : tellement utile quand on est sur plein de projets à la fois, mais tellement chronophage à tenir aussi !!!
    • le journal public (carnet hypothèse) : on fait d’une pierre deux coup, mais c’est hyper contraignant car il faut pas écrire trop de bêtises et c’est en fait à destination des autres, pas de soi-même ;
    • le calendrier : y noter ce que l’on fait au fur-et-à-mesure en utilisant un nom d’événement spécifique, par exemple « [JE bidule] Finir page d’accueil site web », ce qui permet après de retrouver tous les événement lié au projet en question. Cette solution est pas mal pour un usage personnel, ou en petite équipe… ;
    • le mail récapitulatif : avec un sujet du genre « [JE bidule] Point information » et dans lequel on prend bien le temps de résumer et récapituler les choses. Cette solution est bien en tant que responsable, en prévenant les équipes que s’il faut lire et garder un mail, c’est bien celui-là car tout y est.

Après on peut aussi varier les canaux de communication :

  • Le mail en première instance s’il s’agit juste d’information ;
  • Le téléphone pour expliquer une question ou régler un problème ponctuel — surtout quand l’interaction est nécessaire (s’avère souvent plus efficace que les aller-retours par mails) ;
  • Aller voir les gens directement : c’est fou mais qu’est-ce que c’est efficace et agréable !
  • La visio avec partage d’écran permettant de travailler sur des points précis, surtout en groupe restreint, ou visio de suivi d’avancement en plus grand groupe (une heure max après ça fait fatigue énormément) ;
  • Les réunions plénières de façon ponctuelle aussi.

Il y en aurait certainement beaucoup d’autres, mais ça fait déjà un premier débroussaillage, non ?


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